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French Email Templates

The purpose of this page is to provide CSRs the ability to copy and paste French emails into Outlook and send UNTIL we get the HubSpot automated sends working

Email 1: Instructions for seal confirmation #100

Email 2: Instructions to correct organization name #200

Email 3: Registration Instructions #300 #301 #302

Email 4: Instructions to order seals #400

Email 1: Instructions for seal confirmation

Subject: Nom de l’entreprise – sceau électronique téléchargé

Bonjour,

Votre sceau électronique est téléchargé dans notre système pour examen et approbation.

Veuillez suivre ces étapes pour le confirmer.

  1. Connectez-vous à https://www.signaturemaster.com/login.jsf
  2. Si vous êtes autorisé à signer au nom de plusieurs organisations, cliquez sur « Au nom de » pour afficher une liste des organisations et sélectionnez celle qui correspond au nouveau sceau
  3. Cliquez sur "Administration" dans la barre bleue
  4. Cliquez sur " Profil de l'organisme" dans la colonne de gauche
  5. Cliquez sur "Sceau d’organisme" dans la barre verte
  6. Cochez la case pour confirmer le sceau, entrez votre code NIP, et cliquez sur la coche verte pour autoriser l'utilisation du sceau
  7. Cliquez sur "Ma boîte de réception" et appuyer sur “Déconnexion” pour quitter

Une fois le sceau confirmé, les utilisateurs disposant des pouvoirs de procuration appropriées pourront sceller au nom de xxx.

Merci pour votre temps et n'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide supplémentaire.

Cordialement,

Email 2 : Instructions to correct organization name

Subject: Nom de l’entreprise – sceau électronique téléchargé

Bonjour,

Votre sceau électronique est téléchargé dans notre système pour examen et approbation.

Veuillez suivre ces étapes pour le confirmer.

  1. Connectez-vous à https://www.signaturemaster.com/login.jsf
  2. Si vous êtes autorisé à signer au nom de plusieurs organisations, cliquez sur « Au nom de » pour afficher une liste des organisations et sélectionnez celle qui correspond au nouveau sceau
  3. Cliquez sur "Administration" dans la barre bleue
  4. Cliquez sur " Profil de l'organisme" dans la colonne de gauche
  5. Cliquez sur "Sceau d’organisme" dans la barre verte
  6. Cochez la case pour confirmer le sceau, entrez votre code NIP, et cliquez sur la coche verte pour autoriser l'utilisation du sceau
  7. Cliquez sur "Ma boîte de réception" et appuyer sur “Déconnexion” pour quitter

Une fois le sceau confirmé, les utilisateurs disposant des pouvoirs de procuration appropriées pourront sceller ‘’au nom de’’.

Veuillez noter que le nom sur le sceau ne correspond pas au nom enregistré dans SignatureMaster™. Cela peut devenir un problème avec certains propriétaires de projet.

Vous pouvez suivre ces étapes pour corriger le nom de l'organisation aux deux endroits où il apparaît dans le profil de l'organisation :

1. Connectez-vous à www.signaturemaster.com en utilisant votre e-mail et votre mot de passe

2. Cliquez sur "Administration" dans la barre bleue

3. Cliquez sur "Profil de l'organisme" dans la barre de navigation de gauche

4. Mettez à jour le nom dans le champ "D’organisme" et cliquez sur "Sauvegarder"

5. Cliquez sur l'onglet « Affilié » pour afficher la page « Liste des affiliés »

6. Cliquez sur le nom de votre organisation pour afficher le ‘Profil ‘Affilié’

7. Mettez à jour le nom et cliquez sur "Sauvegarder "

8. Cliquez sur "Ma boîte de réception" ou déconnectez-vous pour quitter

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide supplémentaire.

Cordialement,

Email 3: Registration Instructions

Subject: Instructions pour s’inscrire sur SignatureMaster

Bonjour ______,

Merci de connecter avec Xenex SignatureMaster™.

Suite à notre conversation téléphonique, j'ai inclus les étapes (ci-dessous) que vous devez suivre pour enregistrer un utilisateur (qui aura le pouvoir de signer et de sceller) et l’organisme.

L’inscription en ligne se compose de 3 parties :

  1. La création d'un profil personnel pour le signataire autorisé (signataire et scelleur). Cela inclut un mot de passe, des questions de sécurité, un code NIP, une signature et des initiales
  2. La création de votre profil d'entreprise, y compris la sélection d'un plan de paiement, l'indication du nombre d'utilisateurs et le Code Groupe de Travail de votre courtier. Si vous avez besoin d’un sceau, il faut sélectionner La commande de sceau (voir instructions ci-dessous)
  3. Lier le profil personnel au profil de l'organisme avec les autorités que l'individu a au nom de cet organisme. (Note : voici où vous pouvez entrer un courriel autre que le courrier de l'utilisateur pour que SignatureMaster™ communique avec vous.

J'ai également inclus un récapitulatif de la solution SignatureMaster ™ à la fin de ce courriel.

Si vous voulez une démonstration rapide avant votre premier cautionnement, envoyez-nous un courriel à info@xenex.ca avec des heures qui vous conviennent et que nous planifierons en conséquence.

Nous espérons de vous aider dans cette transition vers le cautionnement électronique.

Lorsque vous êtes prêt à procéder à l'inscription pour le cautionnement électronique, les étapes suivantes sont :

  • Demandez à votre courtier son code de groupe de travail interactif (il s’agit d’un code saisi lors de votre inscription pour vous associer à votre courtier dans SignatureMaster ™).
  • Déterminez qui seront les utilisateurs / super-utilisateurs dans votre organisation (un super-utilisateur est un utilisateur capable de signer / sceller des documents, ainsi que de conserver le profil de l'organisation et d'ajouter des utilisateurs et leurs autorités de signature / scellement)
  • Déterminez si vous serez un client abonné ($404 par année avec 1 utilisateur) ou préférez Paiement à la Pièce ($35 par cautionnement), qui est plus approprié pour les nouveaux utilisateurs. Le processus d'inscription en ligne fournira une estimation des coûts en fonction de l'option sélectionnée.
  • Commandez un sceau électronique seulement si vous avez bessoin, spécialement pour des travaux hors Québec (veuillez noter qu’il faut payer en avance par carte de crédit). Si vous avez an sceau électronique vous pouvez le télécharger et la command de sceau n’est pas nécessaire.
  • Allez sur www.signaturemaster.com, cliquez sur le bouton « S’inscrire » et suivez les étapes. Les instructions d’inscription sont disponibles sur la page de connexion de SignatureMaster ™ en cliquant sur ‘?’. Prévoyez environ 20 à 30 minutes
  • Le processus d'inscription comprend le téléchargement ou la création d'une signature et des initiales électroniques, et le téléchargement facultatif d'un logo pour marquer vos communications, et la commande d’un sceau si vous avez besoin.
  • Une fois inscrit, informez votre courtier l’ (les) adresse courrielle (s) que vous avez enregistrée(s) car ils devront savoir qui inviter pour signer / sceller les documents.

Voici comment envoyer la photo de votre sceau (seulement si vous en avez besoin):

  • Impression du sceau sur une feuille de papier blanche propre, prenez une photo et envoyez-le au seal@xenex.ca (une photo de téléphone fonctionne bien)
  • Indiquez la préférence de couleur (noir, bleu ou rouge)
  • Allouer 24 à 48 heures
  • Nous téléchargerons le sceau sur le profil de votre organisation, et après vous allez le confirmer et vérifier
  • Indiquez le contact et courriel pour la facturation
  • Le sceau standard coûte actuellement 33$ et le paiement de la facture est effectué par carte de crédit

Récapitulatif SignatureMaster ™ .......

Ce que nous faisons: Notre solution de signature électronique, SignatureMaster ™, facilite la signature, le scellement et la vérification des documents de cautions en ligne et produit un ebond prêt à être soumis dans le cadre d'un appel d'offres électronique.

Comment cela fonctionne: Les courtiers, les cautions et les directeurs / entrepreneurs enregistrent et établissent des relations dans SignatureMaster ™, donnent les pouvoirs de procuration appropriées et téléchargent les sceaux et les signatures. Le courtier crée des salles de signature virtuelles, télécharge et prépare les documents de cautionnement pour signature et scelle et invite ses entrepreneurs dans la salle pour exécuter le document. Une fois signé et scellé, le lien est disponible pour être téléchargé par tous les participants, soit dans un appel d'offres électronique, soit dans un fichier.

Cordialement,

Email 4: Instructions to order seals 

Subject: Sceau électronique téléchargé, commande de sceau non complétée

Bonjour xxxx,

La photo du sceau que vous avez envoyé c’est assez bonne.

Nous pouvons créer le sceau électronique, mais il faut suivre ces instructions pour commander le sceau :

  1. Connectez-vous à https://www.signaturemaster.com.
  2. Cliquez sur ’Administration’ sur la barre bleue.
  3. Cliquez sur ‘Commander un sceau électronique’ dans la barre de navigation à gauche.
  4. À l'aide du menu déroulant, sélectionnez le sceau approprié, un sceau standard dans votre cas.
  5. Une nouvelle facture de 33 $ (plus les taxes applicables) sera présentée pour paiement par carte de crédit.
  6. Traitez le paiement par carte de crédit.

Une fois la commande de sceau complétée, nous téléchargerons le sceau dans votre profil SignatureMaster™ et vous recevrez des instructions de confirmation.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide supplémentaire.

Très cordialement,